Geçmişte yalnızca çağrı merkezleri ve finansal kuruluşların çok büyük maliyetlerle sahip olmaya çalıştığı ses kayıt cihazları, günümüzde tüm sektörlerde ihtiyaç duyulan bir ürün haline gelmeye başladı.

Teknikom'un geliştirdiği VR serisi ses kayıt cihazları Türkiye'de ses kayıt sektöründe yeni bir çığır açtı. Tasarımı ve üretimi Teknikom tarafından gerçekleştirilen bu cihazlar, bilgisayara entegre çalışması ile maliyetleri oldukça düşürmüştür, 2 kanaldan 80 kanala kadar ses kaydı yapan kayıt cihazlarımız, en küçük işletmelerden orta-büyük işletmelere kadar hitap eden geniş bir ürün yelpazesi oluşturuyor.

İşletmelerin telefon görüşmelerini kayıt etmeleri için dört temel neden var:

1) Müşteri ilişkilerini geliştirmek:

Birçok işletme bünyesinde öncelikli görevi müşteri ilişkileri olan çalışanlara istihdam sağlar. Genellikle telefon bu ilişkilerin düzenlenmesinde kullanılan en önemli iletişim aracıdır. Bireysel hareketler tüm firmanın müşteri gözündeki yerini etkileyebilir.

Müşteri servislerinde telefon görüşmelerinin en önemli yararı, çalışanların deneyimlerini birbirleri ile paylaşmalarını sağlamasıdır. Genellikle telefon, müşterinin işletme ile tanışmasını sağlayan tek araçtır. Bu anlamda müşteri hizmetlerinde çalışanların deneyimlerini birbirleri ile paylaşmaları daha da büyük önem kazanmaktadır.

Telefon görüşmelerinin kayıt edilmesinin diğer bir faydası da işletmecinin çalışanların performansını ölçmesini sağlamasıdır.

Telefon görüşmeleri yeni çalışanlar için de faydalıdır. Kayıt edilmiş sesleri dinleyerek daha hızlı bir şekilde eğitimlerini tamamlamaları ve iş başına geçmelerini sağlayabilir.

2) İşlemleri kayıt etmek:

Birçok kişi telefon üzerinden çok önemli işlemler gerçekleştirir, sipariş verir. Aşağıdaki sebeplerin herhangi birinden dolayı telefon görüşmesi kaydetmek gerekli olabilir.

Doğrulama- Üzerine konuştuğunuz detayları kolaylıkla yazılı hale getirebilirsiniz. Her şeyi hatırlamak ya da not etmek zorunda kalmazsınız. Telefon kaydı, yapılan görüşmelere dönüp yanlış anlamaları ortadan kaldırmanıza yardımcı olur.

Anlaşmazlıkların Çözümü- Mutlaka hepimizin başından geçmiştir. Telefonda verilen siparişle gelen malın farklı olduğu söylenmiştir. Büyük çoğunluğumuz her türlü durumda müşterinin haklılığını savunuruz ancak bu prensip elinizde kanıt yoksa maddi kayıplardan müşteri kaybına kadar büyük kayıplara yol açabilir.

Eğer işletme bir hata yapıyorsa kötü sonuçlar doğurmadan nedenleri araştırılabilir, işlemleri kayıt altına almak hızlı bilgiye ve orijinal siparişe tekrar dönüşe olanak sağlar. Eğer hata işletmeden kaynaklanmıyorsa telefon görüşmelerinin kaydı sizi pahalı bedeller ödenmesinden korur ve adınızın lekelenmesini önler. Eğer kayıt yapılmazsa elinizde somut veri olmadan sorunu çözmeye çalışırsınız.

Görüşmeleri meslektaşlarınız ile paylaşmak- Eğer en büyük müşteriniz ile çok ciddi bir görüşmeyi yeni bitirmişseniz ve detayları meslektaşlarınızla veya bir çalışanınızla paylaşmak isterseniz, ses dosyasını e-posta ile göndermek bunun en etkili ve kolay yoludur.

3) Telefon giderlerini kontrol altında tutmak:

İşletmelerde telefon giderleri büyük bir kayıp olarak göze çarpmaktadır. Düzensiz ve gereksiz aramalar bu giderlerin temelini oluşturmaktadır. Maalesef telefon kullanımında eğitimsiz olan kullanıcılar da büyük kayıplara neden olurlar. Faturalarda tespit edilen aramaların içeriği bilinemediği için çözüm bulmak da güçleşmektedir. Telefon görüşmelerinin kaydı, gereksiz, düzensiz aramaların ve eğitimsiz kişilerin tespitinde kullanılabilir ve bu tarz gereksiz giderlerin önüne geçilebilir. Ayrıca telefon görüşmelerinin kayıt edilmekte olduğunun çalışanlar tarafından da bilinmesi otokontrol sağlar.

4) Güvenliği arttırma ve suiistimallerden sakınma:

Pek çok işletme bazı çalışanların kötü niyetli faaliyetleri nedeniyle büyük zararlara uğramaktadır. Telefon görüşmelerinin kayıt altına alınması şirket bilgilerinin sızdırılması ve amaç dışı kullanımı engellemek için en kesin çözüm yöntemidir.

Finans kuruluşları, kamu kurumları, itfaiye, acil servisler, sağlık sektöründe faaliyet gösteren firmalar, sigorta acenteleri ve danışmanlık firmaları telefon ile yaptıkları görüşmelerin hassasiyeti sebebiyle telefon görüşmelerini kayıt etmelidirler.